Takım Oluşturma Süreci

Etkili bir takım geliştiği süreci işle ilgili tüm fonksiyonların içerdiği işlerin yapılmasını, sorunların çözülmesini ve görevle ilgili amaçların yerine getirilmesini gerektirir. Bu takımların optimum düzeyde bir performans göstermesi için yukarıda belirtilen işle ilgili dokuz fonksiyonun bireyler tarafından yerine getirilmesi ve çalışanların güç ve tercihlerinin rol gerekleri ile uyumlu olması gerekir. Bu rollere sahip kişiler bir birileri ile koordineli bir biçimde bağlandıkları sürece, takım ile ilgili sinerji en yüksek noktasında olacaktır. Ancak çok yüksek performanslı takımlarda bile, şirketin sarsıntıya düştüğü veya küçüldüğü ortamlarda ayrılmalar veya parçalanmalar söz konusu olabilir. Daha da yaygın bir biçimde, bireyler arası sorunlar, bireyin yaptığı işe ilişkin uygun olmayan eşleşmeler, iş grubunun başarısını veya etkililiğini zedeleyebilir. Takım oluşturma grubun problem çözme yeteneğini geliştirme, üyelerin aralarında mevcut bireyler arası sürtüşmelerini gidermek ve onları belirgin amaçlar doğrultusunda birleştirmekle mümkündür.

Takım oluşturmada etkili bir yol her zaman yeni üyelerden oluşan yeni takımlar kurmaktır. Böylece eski üyelerin oluşturabileceği direnci veya uyumsuzlukları gidermek daha kolaylaşmaktadır. Yeni takımların aralarında yıkılmayacak engeller, kötü alışkanlıklar, zararlı davranışlar, uygun olmayan iş ilişkileri veya prosedürleri olmamalıdır.

Yeni bir takımda üretken bir başlangıç yapmak isteniyorsa aşağıdaki 4 noktaya dikkat etmek gerekir. Birincisi gerçekçi olan tüm öncelikler her birey için açığa kavuşturulmalıdır. Diğer bir deyimle üyeler takıma dahil olmanın yapılan diğer işleri ile olan uygunluğunu idrak ederek takıma girmelidirler. Her birey neden buna girdiğinin bilincinde olmalıdır. İkincisi üyeler bir takım olarak beklenti ve ilgilerini paylaşmalıdırlar. Üçüncü olarak bireylerin ve takımların amaçları açıklığa kavuşturulmalıdır. Sonuncu olarak da çalışma prensipleri, karar verme, katılım, sorun çözme işi tamamlama ve takımı geliştirme süreçleri formüle edilmelidir.

Margerison ve Mc Cann kitaplarında yüksek enerjili bir takım oluşturabilmek için belirli prosedürlerden geçilmesi gerektiğini önermektedirler. Yeni oluşturulan takımlar aşağıda belirtilen bir takım sorulara zaman ayırarak, bunları cevaplandırmalı ve bu sorular bütün takım üyelerince iyice anlaşılarak, paylaşılmalıdır. Şimdi bu sorular nelerdir, bunları görelim:

Biz kimiz? : Ne zaman takımın üyeleri kendi aralarında güçlerini, zayıflıklarını, iş tercihlerini, değer ve inançlarını diğerleriyle paylaşırsa farklılıklar ve sorunlar daha ortay çıkmadan görülür ve giderilmeye çalışılır. Bunun sonucunda oluşturulan ortak inançlarla grubun kimliği ortaya çıkar ve grup üyeleri niçin bir arada olduklarını ve neye karşı mücadele edip direneceklerinin farkına varırlar.

Neredeyiz veya Ne Yapıyoruz? : Her takımın zayıf olan veya kuvvetli olduğu tarafları vardır. Ancak takımlar kuvvetli oldukları yönlerine ağırlık vererek zayıflıklarını dikkate almazlar. Takımların zayıf yanlarını da onlara bazı soruları sorarak anlayabiliriz.

Nereye Gidiyoruz? : Takımlar geleceklerine ilişkin bir vizyon sahibi olmalıdır. Diğer bir deyimle bir misyonları, amaçları, ulaşmak istedikleri hedefleri olmalıdır. Gelecek bir veya birkaç yıl içinde takımlarının neye benzeyeceğini veya nelere ulaşabileceklerini düşünmek zorundadırlar.

Ulaşmak İstediğimize Nasıl Ulaşabiliriz? : Takımlar görev veya amaçlarına bağlı olarak, her takım kendi içinde ve bireyler de kendileri için saptadıkları amaçlarını takımla birleştirmek veya kaynaştırmak zorundadırlar. Bu amaçlar onların hareket planlarının oluşumunda, yani kimin neyi nasıl yapacağı, hangi bölümlerden yardım alacağı konusunda temel bir kaynak oluşturmaktadır. Takımların performans göstergeleri onların işlerini yapıp yapmadıklarının birer ölçüsüdür.

Bizden Ne Yapmamız Bekleniyor? : Takımlar kendilerinden ne beklendiğini bilmeden belirli bir performans gösteremezler. Bu nedenle takım üyeleri kendileri için belirlenen iş takımlarını, takım içindeki rollerini, sorumluluklarını ve otorite alanlarını bilmek ve anlamak durumundadırlar.

Bu İşi Tamamlamak İçin Ne Tür Bir destek veya Yardıma İhtiyacım Var? Bunu Nereden Alacağım? : Her üyenin almış olduğu eğitim ve gösterdiği gelişme ihtiyacı bireyin gereksinim duyduğu veya duyacağı eğitim düzeyinin, danışmanlığın belirleyicisi olmaktadır. Bu danışmanlık ve eğitimde üyenin başarısını, dolayısıyla takımın başarısını olumlu olarak etkilemektedir.

Amaca Ulaşmada Ne Kadar Etkiliyiz? : Düzenli olarak yapılan niteliksel ve niceliksel performans değerlendirmeleri veya çıktıları, takım amaçlarına ulaşılıp ulaşılmadığının da yansıtıcı olmaktadır.

Bunun Sonucunda Nasıl Bir Ödül Bizi Bekliyor? : Nasıl başarılı yöneticilerin bir ödül beklentisi varsa, aynı şekilde takımların da başarılarının sonunda işletmeden beklediği bir ödül mevcuttur. Bu bazen açıkça söylenir veya ima yoluyla belirtilir. Takımların ödüllendirilmesi birkaç şekilde yapılabilir.